Možno aj vaša firma potrebuje zabezpečiť, aby vaši zamestnanci dostali rýchlo a jednoducho aktuálne informácie o novej firemnej pošte. Váš personál možno ešte stále informácie novej pošte nemá zjednotené do prehľadného systému. Ak ponúkate služby virtuálnej kancelárie pre firmy, stojíte pred podobným problémom. Na adresu sídla vašej virtuálnej kancelárie chodí dennodenne množstvo pošty. Riešite podobný problém. Ako upovedomiť firmy, ktoré sídlia na vašej adrese o nových poštových zásielkach. Riešením je aplikácia pre evidenciu firemnej pošty. On-line aplikácia zjednoduší a zrýchli spracovanie prijatej pošty vo vašej firme alebo virtuálnej kancelárii!
Rýchle pridávanie pošty
Dva typy užívateľských účtov
Pracovník skenujúci poštu má do aplikácie prístup administrátora. S administrátorským prístupom vidí databázu všetkých adresátov. Ak ste firma, adresáti sú vaši zamestnanci, ktorí potrebujú prijímať klasickú poštu. Ak máte virtuálnu kanceláriu, adresáti predstavujú všetky firmy, ktoré využívajú služby vašej kancelárie. Administrátor môže každému adresátovi pridať do databázy informáciu o prijatej pošte.
Rýchle spracovanie prijatej pošty
Všetkých adresátov, vašich zamestnancov alebo klientov vašej virtuálnej kancelárie máte v prehľadnom zozname. Šetríte čas, pretože nemusíte adresy opakovane vypĺňať ako pri upozorňovaní cez email. Dátum sa vyplní automaticky, ale môžete ho podľa potreby zmeniť. Ak je potrebné zásielku nejak špecifikovať, pridáte špecifikáciu ako poznámku.
Možnosť priložiť oskenovanú poštu
Ak zamestnancom zároveň otvárate firemnú poštu alebo ak vaša virtuálna kancelária ponúka firmám otváranie a skenovanie obsahu firemnej pošty, ku každému záznamu môžete nahrať prílohu. Príloha sa neodosiela v emaile s oznámením, sťahuje sa zo servera Evidencie pošty. Možnosť prikladať naskenovanú poštu ku každému záznamu je funkcionalita obsiahnutá v základnej cene aplikácie. Nie je potrebné ju doplácať.
Jednoduchý prístup pre zamestnancov firmy alebo klientov virtuálneho sídla
Každý zamestnanec firmy alebo klient virtuálnej kancelárie má prístup s vlastným heslom
Každý adresát, či už zamestnanec alebo firma, ktorá využíva vaše virtuálne sídlo, sa do systému prihlasuje pod svojím menom a heslom. V zozname potom vidí len tie zásielky, ktoré sú pre neho určené.
Pošta, ktorú adresát ešte nevidel, je označená hviezdičkou
Ak adresát už o pošte vie, môže ju v zozname označiť ako prečítanú. Najnovšia prijatá pošta je vyznačená hrubým ako „Neprečítaná“. Adresát dokonca vidí kedy bola pošta prijatá vaším poštovým oddelením firmy alebo na adrese virtuálnej kancelárie. Môže si prečítať od akého adresáta prišla a z poznámky napríklad zistí, či ide o malý balíček.
Prílohy si adresát stiahne priamo z prostredia aplikácie Evidencia pošty
Ak pre zamestnancov poštové oddelenie firemnú poštu otvára alebo ak vaša virtuálna kancelária ponúka otváranie a skenovanie obsahu pošty klientov, adresáti túto prílohu jedným kliknutím stiahnu z webového prehliadača priamo do svojho počítača. Hneď vidia, čoho sa pošta týka a môže danú vec riešiť ešte skôr ako sa ku nim zásielka fyzicky dostane.
Automatizované oznámenia emailom
Aplikácia vás odbremení od posielania upozornení emailom
Najväčšia sila aplikácie Evidencia pošty spočíva v tom, že vás odbremení od ustavičného odosielania emailov o prijatej pošte. Každý zamestnanec vašej firmy alebo klient sídliaci na adrese virtuálneho sídla môže uviesť e-mail, na ktorý systém automaticky odosiela upozornenia o prijatej pošte. Túto funkciu môžete aj vypnúť.
Administrátor môže vymazať prevzatú poštu zo zoznamu
Keď sa adresát osobne zastaví aby si vyzdvihol poštu alebo keď mu poštu prepošlete na ďalšiu adresu, záznamy môžete ako administrátor poupraviť či odstrániť. Adresát tak v systéme vždy vidí iba tú poštu, ktorú si ešte nevyzdvihol. Záznamy o doručenej pošte sú ochránené. Firma si záznam sama omylom vymazať nemôže.
Neobmedzené množstvo používateľov
Neobmedzený počet administrátorských účtov
Aplikácia Evidencia pošty môže mať ľubovoľný počet administrátorských prístupov, tzn. pracovníkov poštového oddelenia vašej firmy alebo virtuálnej kancelárie, spracúvajúcich poštu. Každý administrátor má 1 vlastný prístup do systému a vidí všetkých adresátovevidovaných v systéme.
Neobmedzený počet adresátov s vlastnými heslami
Počet bežných adresátov, teda zamestnancov vašej, ktorým triedite poštu alebo firiem sídliacich na vašej adrese, je tiež neobmedzený. Každý má 1 vlastný prístup do systému a vidí iba tú poštu, ktorá bola priradená k jeho účtu.
Koľko stojí evidencia pošty?
30€ / mes.
Cena je uvedená s DPH. Cena bez DPH je 25€ / mesačne.
Systém sa objednáva na min. jeden celý rok.